Идеальный секретарь!? Есть ли?

[Morgana]

Секретарь – лицо фирмы.

О наболевшем.

Сначала я думала, что это именнонашей фирме так «везет» на секретарей, но чем дольше общаюсь с разнымиорганизациями, тем более укрепляюсь в мысли, что хорошего работникасекретариата надо поискать, при этом силы приложить не меньше, чем на главбуха.

Итак, начнем. В 90% случаев офисначинается от куда? С ресепшена! В приемной, обычно принято, чтобы Васвстречала очаровательная милая дама (про возраст речь не идет), создавшаяпосетителю иллюзию комфорта, удобства и доброжелательности. Секретарь – то лицо,с которого начинается офис! Конечно, в наше время свободного рынка работодатель(здесь читай – директор) хочет чтобы за малые деньги (ну, что нужно секретарю,кроме умения улыбаться и отвечать на телефонные звонки?) девушка (чем моложе,тем лучше) обладала еще и фигурой 90-60-90 и очаровательной внешностью. Ужемного позже шефы начинают искать за этой внешностью ум, знание делового этикетаи прочих рабочих навыков, но так как девушки думают, что должность секретаря –это самый легкий и быстрый путь легального зарабатывания денег, не требующихособого вклада, то и забывают, что есть элементарные курсы секретарей, где учатобращаться с офисным оборудованием, АТС, умению вести диалог, да дажеэлементарному внешнему виду… Соответственно, без знаний всего этого получаемследующие «перлы» и «истории»:

Я, например, уже год не могунаучить нашу секретаршу (кстати сказать, очень милую, добрую, иногдапроявляющую определенную смышленость, девушку) на телефонный входящий звонокотвечать при поднятии трубки «Здравствуйте! Фирма …строй! Слушаю Вас» ну, иливарианты от этого. Она с упорством носорога в трубку говорит или только «Здравствуйте!»и далее тишина или «..строй!» и далее тоже тишина. Но не соединяются у нее этивыражения вместе, хоть убей.

Про АТС с наличием несколькихлиний – песня! В 80% случаев видят только одну входящую, вторую игнорируют, аведь обязана ответить на звонок не позднее 3-его гудка/звонка. Если не дай бог АТС содержит более 2х линий –труба, клиент уже в жизни не дозвониться, так как даже простой разговор сподругой прервать «холдом» не умеют. Где ходят остальные 20%, знающих АТС, мне не известно, хотя, такие, наверное, неходят в поисках работы, а сидят в офисах))).

Фразы: «мне надо отксерить документы»(иногда глотая букву «к») - пардон? Может все-таки сделать копии?

Или «как Вас представить?» - таки хочется ответить «ну, попробуйте, например голой в душе. И даже не думают, что надо бы было спросить «Представьтесь,пожалуйста, или как мы можем к Вам обращаться?»

«Как Вас зовут» - меня не надозвать, я Вам сам звоню.

Регистрация входящей/исходящей документации, ведениекартотек – есть даже поговорка, хочешь что-то из бумаг потерять безвозвратно –отдай секретарю. Новый факсовый аппарат – кроме ужаса ничего в глазах невызывает. Установить на комп какую-либо программу, оказывается, может толькопрограммист, а если комп не работает - это значит, что он сломался! Проверитьподключение к электро розетки никто даже не догадывается)))). Печатать умеем быстро, но двумя пальцами и текст, который я (скорость набора 300 уд/мин) набираю за 6 минут она выполняет весь рабочий день , при этом, вижу, что не отлынивает, что старается, но не выходит каменный цветок.

Шанс научить-перевоспитать есть?

[Venc]

Вы всё верно написали.

От себя добавлю, что у нас (к сожалению для неё?) отличная секретарша, положившая всю свою жизнь своему служению. Холостячка, трудоголичка с железнейшими нервами. Лично для меня, это перебор.

[Аллита]

Вам не угодить

[Манечка и Дизель]

Шанс научить-перевоспитать есть?

Есть.

Про "Как вас представить", мне как-то ответили - "Представьте меня голубоглазым, высоким блондином".

Отксерить документы это вообще песня, но у нас так как-раз говорят не секретари, а другие сотрудники.

И ещё учат говорить не "одну секундочку", а "одну минуту". Подразумевается, что за одну секунду ты ничего не сможешь сделать.

Да, и суффиксы -чк- употреблять нельзя.

[Маринка и Чезар]

Не все такие - раз, особенно, если з/п побольше платить

Шанс научить-перевоспитать есть?

Есть!

[Present_D]

Кать, всё верно написано!

Особенно про печать двумя пальцами

И про "а как Вас представить?" был случай:

звонил сотрудник нашей компании из командировки, кстати сказать, в карман за словом он не полезет, и на вопрос новенькой девочки "а как вас представить?" описал картину: высокий голубоглазый блондин с голым торсом, скачущий верхом на гнедом жеребце по пустынному берегу океана"... Надо было видеть лицо секретаря)))

[Манечка и Дизель]

высокий голубоглазый блондин

Видать мне он же звонил)))) только тогда он ещё одет был и без жеребца

[Аллита]

Чет мне стыдно стало, я хоть не секретарь, но тоже 2-я пальцами печатаю, ну никак не могу научиться не глядя... перепробовала все

[*vikka*]

Вам не угодить

+ мильон!

Сама несколько лет отработала секретарем... Всему училась САМА, никто не пришел, не проинструктировал, не показал... А шеф такой, что и пописать нельзя было отойти на минутку... Ни чо! Не боги горшки обжигают! И АТС освоила (причем за время карьеры штуки 4 совершенно разных) на страхе, а не на добросовестности: ибо, если неправильно шефа соединить, он мог выйти из кабинета и казнить! Теперь уж много лет мой шеф переходя из одного ведомства в другое, забирает и меня с собой. И ещё, как минимум пару таких начальников знаю, которые своих секретарей везде за собой переводят и не согласны ни на какие перемены.

А вообще, могу сказать: Никто не родился и сразу в дело не сгодился! Если есть желание работать (при условии достойной оплаты!), то и будет желание выучиться, освоить и быть самым лучшим секретарем!

[Цукер]

Ой, я год отработала личным ассистентом переводчиком в Альфа банке. Было это аж в 2001 году. Хватило на всю жиззззь. Колготки в 30 градусов жары и прочие мелочи...

[Anastasiya]

Где Вы их находите?

У нас все, кто был секретари все успевали, 5 линий АТС, распределять звонки по 10 менеджерам и тд. Умницы :) Правда, они как-то не задерживались на этой должности, кто ушел в менеджеры, кто просто на другую перспективную работу. Потому что мало кто умный, смышленый, с образованием будет пожизненно сидеть на звонки отвечать.

[Брукс]

Чет мне стыдно стало, я хоть не секретарь, но тоже 2-я пальцами печатаю, ну никак не могу научиться не глядя... перепробовала все

Алл..а это есть специальная методика, обучение набор текста слепым метода письма..Но меня в свое время так научили, что я могу печатать ТОЛЬКО не глядя на клаву, стоит мне на неё посмотреть..я теряюсь и не могу найти нужных букв.

Для самой загадка, и как это у меня получается..вот ведь, научили так научили..

[Марина и Айрон]

А как Вам главбух, которая гендиректору отвечала на звонок словом: Аиньки? Он ей звонит грозным голосом - Юлия Михална! А она ему так уютно - аиньки? или аюшки?

Алл..а это есть специальная методика, обучение набор текста слепым метода письма..Но меня в свое время так научили, что я могу печатать ТОЛЬКО не глядя на клаву, стоит мне на неё посмотреть..я теряюсь и не могу найти нужных букв.

Для самой загадка, и как это у меня получается..вот ведь, научили так научили..

ага, меня в школе на УПК учили на машинистку слепым методом, но я все равно подглядываю...печатаю правда всеми пальцами, но мой метод, это что-то промежуточное между слепым и простым.

[Morgana]

Где Вы их находите?

У нас все, кто был секретари все успевали, 5 линий АТС, распределять звонки по 10 менеджерам и тд. Умницы :) Правда, они как-то не задерживались на этой должности, кто ушел в менеджеры, кто просто на другую перспективную работу. Потому что мало кто умный, смышленый, с образованием будет пожизненно сидеть на звонки отвечать.

Может это покажется странным, но через агентство, при этом приходят такие лапочки, и все знают, и работали, но как доходит конкретно до работы .

Бухгалтер с "аушки" - убила , я за 3 звонка отучила от "алёёё?" одну из наших девушек-секретарей, просто после третьего ее "алЭ" спокойно сказала, что еще раз услышу - лично уволю нафиг без выходного пособия, будет дома мужу алекать, помогло.

У нас еще на фирме специфика: руководство - турки, по русски сами-то говорят процентов на 50, поэтому, нанимая секретаря первое требование, которое выдвигаем - это граммотная русская речь и умение составлять и писать письма. Однако, даже Ворд не справляется с некоторыми...

Про секретаря тему завела, так как устала от того, что наши, хотя и обладают мозгом, почему-то используют его в режиме "офф".

Я даже уже не докапываюсь до таких тонкостей, которые надо бы знать: когда необходимо ставить печать организации на письмо, оформленное на бланке, сколько должен быть отступ красной строки, какой интервал допустим между абзацами в официальном письме и т.д. и т.п. Вопрос не в этом, вопрос в том, что, например, на бухгалтера надо учиться, на инженера - учиться, а быть "лицом фирмы" можно просто так, хотя самые элементарные курсы стоят что-то около 5 т.руб.

Как у нас взяли девушек на работу? Когда я лично отсобеседовала 12-ую и сказала "нет", шеф мой задумчиво ей в след выдохнул "краааасиииивая" и сказал, что я докапываюсь, и взял ее на работу. Теперь сам мучается, а я каждый раз ему на его возмущение, что все через одно место, сообщаю: зато красивая!

Думаю, может ее действительно на курсы принудительным методом отправить

[Anastasiya]

Думаю, может ее действительно на курсы принудительным методом отправить

Если смышленая - вариант

[Брукс]

ага, меня в школе на УПК учили на машинистку слепым методом, но я все равно подглядываю...печатаю правда всеми пальцами, но мой метод, это что-то промежуточное между слепым и простым.

Неее, у меня не УПК..у меня училище..и я не подглядываю..пальцы сами печатают..

[Shaman]

Как кадровик отвечу:

можно взять девочку за 20 тыр и убиццо ап стену (учить/воспитывыать/обучать грамотной речи и письму, этикету и в сухом остатке получить 0)

а можно взять за 40 -50 тыр и наслаждаться отличным "лицом фирмы".

не надо экономить на кадрах. себе дороже.

[Venc]

Как кадровик отвечу:

можно взять девочку за 20 тыр и убиццо ап стену (учить/воспитывыать/обучать грамотной речи и письму, этикету и в сухом остатке получить 0)

а можно взять за 40 -50 тыр и наслаждаться отличным "лицом фирмы".

не надо экономить на кадрах. себе дороже.

Верно. У нас секретарша получает две трети зарплаты гендиректора... Все довольны. Иначе никак, она в курсе всего. В любой час дня и ночи можно позвонить и уточнить нюансы, встречи, последние распоряжения, планы и т.д.

[Морис и Олис]

Как кадровик отвечу:

можно взять девочку за 20 тыр и убиццо ап стену (учить/воспитывыать/обучать грамотной речи и письму, этикету и в сухом остатке получить 0)

а можно взять за 40 -50 тыр и наслаждаться отличным "лицом фирмы".

не надо экономить на кадрах. себе дороже.

Поддерживаю.

Я ассистент руководителя. Все же хотят подешевле, в итоге получают...

Инструктаж проводите при выходе на работу? Может Вы сами и не объяснили ничего.

[Morgana]

Поддерживаю.

Я ассистент руководителя. Все же хотят подешевле, в итоге получают...

Инструктаж проводите при выходе на работу? Может Вы сами и не объяснили ничего.

Про з/п согласна, но у нас как раз 35тр на испытательный срок (месяц), потом увеличение. Инструктаж проводим, первые 2 недели вообще все разжевываем при подаче задания, у меня дочка, случайно став свидетелем 1-го инструктажа (ей тогда 10 лет было) задание, которое поручалось секретарю, выполнила быстрее работника , втихую, просто из любопытства для себя, и когда она мне принесла на флешке отформатированный и разбитый по листам текст - я даже не поверила, что она сама это сделала. А секретарь пришла спустя 2 часа после и уточняла каким образом сдать мне работу: по электронной почте, распечатать и т.д.

[wina]

На кафедре полупроводников ( физфак МГУ) офигительная секретарь была, Антонина Карловна. Дама в летах, старой школы - и манеры, и работоспособность, и внимательность... Она могла всё! И при этом еще и создать вам ( после выволочки от шефа) хорошее настроение.. В 70 лет освоила компьютер с ходу. Идеальный секретарь, точно! Сразу её вспомнила.

--------

а вообще оцениваю место работы по туалету. Например в МАТИ туалет чистый. но бумаги никогда нет. А в "керосинке" и жидкое мыло. и бумага есть, но грязно. То есть 1 - "бедненько, но чистенько", а 2 - "с деньгами, но насрать на вас". Как-то так.

Всему училась САМА, никто не пришел, не проинструктировал, не показал...

! Если есть желание работать , то и будет желание выучиться, освоить и быть самым лучшим ...!

плюсуюсь... беда наша в том, что а) никто не хочет учиться чему-то еще - даже в своей профессии и б) норовим нанять таджиков ( условно) подешевле вместо профессионала. А потом либо удивляемся, почему такая жжж, либо переделываем.

---------

страна тонет в непрофессионализме. везде, в любой области.

[Clumber]

Катюш, я проработала ассистентом ооочень долго, во многих компаниях, в основном иностранных и очень и очень-очень крупных. И компании были разные, и начальники, кто с человеческим лицом, кто не очень..

Мое первое серьезное место работы - Ernst&Young, тогда в 1997 г. одна из крупнейших консалтинговых компаний в мире, славилась жесткой дисциплиной и огромными объемами работы, которые были навалены на каждого сотрудника. Я проработала почти два года, ассистируя партнеру, одному старшему менеджеру, четырем просто менеджерам и 40 консультантам. Было очень тяжело, работала почти буквально без выходных. Оплата сверхурочных у меня частенько бывала больше чем основная зарплата.

Там не только выжимали все соки, но еще и усиленно обучали. Тренинги были постоянно, ходить на них мы были обязаны не зависимо от того, насколько ты завален работой, хоть всю ночь потом сиди работай, на некоторые курсы записывали по два-три раза. И знаешь, могу сказать, что эта почти армейская муштра в соединении с постоянным обучением очень много дала, можно сказать даже поменяла мировозрение, сделала из меня ответственного и исполнительного работника. После ухода из той компании я никогда не знала проблем с трудоустройством, потому что все с удовольствием готовы взять человека, прошедшего такую школу.

И еще важный момент: прежде чем пенять на бестолковость сотрудника нужно посмотреть все ли грамотно делает его менеджер. Все хотят сразу получить готовый продукт - идеального работника, но немногие помнят, как важна роль менеджера, что он должен грамотно поставить задачу, отследить ее исполнение, оценить результат, дать фидбэк, мотивировать, коучить, развивать, добиваться роста своих подчиненных во всех отношениях.

[sgt. Pepper]

Видать мне он же звонил)))) только тогда он ещё одет был и без жеребца

у этого "баяна" про блондина (или вариации) уже давно канадская борода выросла ;-)

:]//////////[:

не надо переоценивать остроумие коллег, просто они наверное еще в 90-е годы анекдот-ру читали ;-)

[Present_D]

Ой, я год отработала личным ассистентом переводчиком в Альфа банке. Было это аж в 2001 году. Хватило на всю жиззззь. Колготки в 30 градусов жары и прочие мелочи...

А чего такого в колготках в 30 градусов?? Это элементарный деловой этикет, который в офисе обязаны соблюдать не только ассистенты, но и остальные служащие, ИМХО!

[Clumber]

А чего такого в колготках в 30 градусов?? Это элементарный деловой этикет, который в офисе обязаны соблюдать не только ассистенты, но и остальные служащие, ИМХО!

Бэк офису (процессингу, бухгалтерии и пр) совсем не обязательно париться в колготках. А вот персональный ассистент/переводчик просто обязан выглядеть профессионально.